Pon benaderde ons met een dubbele uitdaging. Enerzijds wilden zij een toekomstbestendige implementatie van het nieuwe ATS-systeem Tellent Recruitee – voorheen Recruitee – over meerdere labels heen. Deze stap betekende ook een bewuste overstap van het bestaande systeem Talentsoft naar Recruitee, waarmee Pon koos voor meer gebruiksgemak, flexibiliteit en schaalbaarheid in het recruitmentproces.
Anderzijds was er de wens om het versnipperde vacatureaanbod samen te brengen op één overzichtelijk platform: https://werkenbijpon.com/.
Van versnipperd naar verbonden
De technische complexiteit zat in het feit dat Pon werkt met meerdere unieke Recruitee-omgevingen, elk afgestemd op een specifiek label met eigen processen. Tegelijk moest het nieuwe platform de dynamische sollicitatieformulieren van Recruitee naadloos blijven ondersteunen.
Bovendien was privacy en AVG-compliance een cruciale pijler binnen het project. Pon streefde naar harmonisatie van dataprocessen over alle labels heen – een randvoorwaarde voor schaalbare, veilige groei in recruitment.
Een gedeeld fundament met ruimte voor verschil
Samen met het projectteam ontwikkelden we het Pon Framework: een strategisch fundament voor een consistente inrichting van Tellent Recruitee. Vanuit dit framework gingen we per OpCo (Operationele Company) in gesprek om het systeem in te richten op basis van hun specifieke voorkeuren en processen.
Iedere OpCo – van fietsen tot premium automotive – kreeg een eigen strategische implementatie. Want hoewel ze onderdeel zijn van dezelfde groep, verschillen hun dagelijkse realiteit en recruitmentaanpak sterk. Eén vast stramien zou die verschillen onvoldoende recht doen.
Vacatures samenbrengen op één platform
Parallel daaraan ontwikkelden we het nieuwe jobsatpon.com-platform in onze eigen techniek: Matchlab Express. Hier komen alle vacatures van Pon samen in één gebruiksvriendelijk jobplatform, mét filtering op merk, functie en locatie. Zo krijgt de kandidaat overzicht en keuzevrijheid, zonder gefragmenteerde ervaring.
Gefaseerde implementatie per label
De implementatie werd gefaseerd uitgevoerd. Voor de gehele groep duurde het traject zo’n zes maanden, met een doorlooptijd van 4 tot 6 weken per OpCo. Zo konden teams de uitrol afstemmen op eigen planningen en beschikbare resources.
Een toekomstbestendig recruitmentproces
Het resultaat is een schaalbare recruitmentstructuur waarin iedereen binnen het hiring team – van recruiter tot hiring manager en HR – werkt vanuit één systeem. Dat betekent realtime inzicht, snellere samenwerking en minder ruis.
De administratieve last is met 40% verminderd. Dankzij de slimme inrichting van Recruitee en het centrale platform is er minder handmatig werk, minder e-mailverkeer en meer grip op voortgang.
Ook de kandidaat profiteert zichtbaar:
- Doorlooptijden zijn korter
- Sollicitatieformulieren passen zich slim aan op het type functie
- Kandidaten ontvangen tussentijdse updates, wat zorgt voor een duidelijke en positieve ervaring
Deze verbeteringen zorgen niet alleen voor snellere plaatsingen, maar versterken ook het werkgeversimago van de Pon-merken – van A-Point tot Urban Arrow.
Wat deze case uniek maakt
De complexiteit maakte deze case juist waardevol. We bouwden vanuit een gedeeld framework, maar lieten voldoende ruimte voor individuele wensen van de OpCo’s. Door dat maatwerk is geen label eenheidsworst geworden – en toch is er sprake van een gezamenlijke, professionele standaard.
Deze case bewijst dat schaalbaarheid en maatwerk perfect samen kunnen gaan – mits de structuur klopt en de menselijke factor leidend blijft.
